Projektmanagement, Projektablauf

Hier eine schnelle Übersicht, falls Sie ein Projekt planen oder mitvorbereiten sollten. Die SMART-Formel im unteren Abschnitt, sowie die einzelnen Phasen der Teamentwicklung bei Projektbeginn und bei Projektende, kann Ihnen helfen das Team früher zusammenzuführen beziehungsweise mit möglichen Hindernissen besser umzugehen.

Einzelne Projekt-Schritte / Phasen in einem Projekt
Projektphasen mit Beispielen und Erläuterungen

Kurzgefasst ist nach DIN 69901 Projektmanagement: Aufgaben zu lösen, die den üblichen Leistungsrahmen einer Unternehmung übersteigen.

Projektschritte	Projektmethoden dazu	Projektbeispiel als Bild
1. Zielbildung – Ideen/Problem	Wichtige Vorbereitungen vor dem tatsächlichen Projektbeginn: Situationsanalyse ?Die Situationsanalyse ist kurzgefasst: Ziele klären, Umfeld analysieren, Möglichkeiten und Grenzen filtern., Machbarkeitsprüfung, SWOT-Analyse (Risiko-Analyse) Kick-off ?Der Kick-off ist die erste formale Projektsitzung aller Beteiligten nach Vertragsabschluss. [ Unternehmensleitung, Projektgremien und Fachabteilung: Einkauf, Logistik, Produktion, Marketing, Verwaltung ] – Signalisiert den offiziellen Projektstart, der Spatentstich. durchführen Know-How Transfer ?Der Know-How Transfer ist der kontinuierliche Lernvorgang schon vor Projektbeginn. Welchen Nutzen beispielsweise das Projekt, neben der eigentlichen Zielerreichung, noch hat. Wer profitiert vom Projekt und wer kann auf das Projekt Einfluss nehmen? Stakeholder mit Zielen/ Interessen Stakeholder mit Betroffenheit Stakeholder mit Einfluss und Macht
2. Planung	Projektergebnisstruktur fixieren: Meilensteine ?Meilensteine sind wichtige zeitliche Ereignisse kennzeichnen. Zum Beispiel: – – Planung ist fertig im Monat Januar, Rohbau ist fertig im Monat März, Richtfest ist im Monat August, Einzug ist im November – – Bei Erreichung eines Meilensteins ist auch möglich über den weiteren Projektverlauf neu entscheiden. definieren Projektstrukturplan (PSP) mit Arbeitspaketen und Vorgangsliste ?Der Projektstrukturplan (PSP) mit Arbeitspaketen und Vorgangsliste ist die Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Einheiten (Aufgaben). Diese Arbeitspakete werden in einer logischen Reihenfolge mit zeitlichen Abhängigkeiten in die Vorgangsliste übertragen. Was ist für den einzelnen Meilenstein (Zwischenziel) notwendig, um den Abschlusstermin zu erreichen (Was, Wann)? Also: Zeichnungen prüfen (Planung), Grundbucheinsicht (Vorbelastungen prüfen), §925 BGB Auflassung und Eintragung ins Grundbuch. Der Projektstrukturplan wird genutzt für die Detailplanung, der Terminplanung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Ressourcenplanung, Budgetplanung (Kostenplan), Projektdokumentation [ Lastenheft, Pflichtenheft (Anforderungskatalog) ], Vorgangsliste, Projekthandbuch. Um den schnellen Überblick über das Projekt zu behalten, wird folgendes genutzt: vernetzter Balkenplan, Netzplantechnik (grafische Darstellung), Meilensteintrendanalyse (Überblick der geplanten Meilensteine). Planungsmethoden: (Bottom up) vom Einzelnen zum Gesamten (Top-down) vom Gesamten zum Einzelnen Bitte dabei nicht vor lauter Projektplänen den Überblick, den Fortschritt und das Controlling außer Acht lassen. Plan B für sofortige Gegenmaßnahmen zu Hand haben, zum Beispiel weil die Baumaschine (Bagger) nicht rechtzeitig kommt. Moderne Techniken (PC, Telefon) sinnvoll einsetzen.
3. Durchführung	Die Auftragserklärung und gleichzeitig der Aufbau von Frühwarnsystemen!
4. Projektcontrolling Projektüberwachung	Controlling konsequent einsetzen und sofortige Gegenmaßnahmen bei Abweichungen einleiten. Projektstatusbericht (Fortschrittsbericht), Besprechungsbericht Risikobericht, Qualitätsbericht, Sofortbericht Änderungsantrag To-Do-Liste LOP (Liste-offener-Punkte)
5. Abschluss / Projektübergabe	Eventuelle Restmängel beheben. Die Projektabnahme erfolgt durch den Auftraggeber mit Abnahmeprotokoll. Projektabschlussanalyse: eventuelle Termin- Kostenabweichungen analysieren (Nachkalkulation) – Externe und interne Revision; Erfahrungen aus dem Projekt sichern und archivieren, Projektabschlussbericht und Auflösung des Projektteams.

Weitere Projekthilfen
Diese Instrumente sind hilfreiche Werkzeuge vor, nach und in einem Projekt.

+ Claim-Management (Erfahrungen und Ergebnisse sammeln)

Claim-Management (Erfahrungen und Ergebnisse sammeln)

Bei parallel durchgeführten Projekten in einem Unternehmen ist es zu empfehlen, die Erfahrungen und die Ergebnisse zentral zu sammeln, auszuwerten und weiter zu geben. So wird der Know-How-Transfer (das Wissen) eingeleitet, in der Regel führt das der Lenkungskreis durch.

Claim-Management

Claim-Management ist ein „Nachforderungsmanagement“ [ Durchsetzung von Ansprüchen, die bei Abweichungen (Soll-Ist) entstehen ], wenn die Geschäftspartner unzufrieden sind und gehört im Projektgeschäft zum Instrumentarium. Somit werden im Projektverlauf z.B. Abweichungen die unter anderem durch Lieferschwierigkeiten, Preisschwankungen oder unvorhersehbaren Engpässen / Abweichungen entstehen – vorab festgelegt und geklärt.

Claim -Vorsorgemaßnahmen können sein:
QM-Systeme, Frühwarnsysteme, Risikovermeidung.
Claim -Erkennung:
Die vorbeugende Maßnahmen während des Projektes
Claim -Durchsetzung:
Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen.

+ Smart - Formel

SMART-Formel

Die SMART-Formel kann auch am Projektanfang helfen, Projektziele eindeutig zu formulieren.

S	pezifisch!	Ist das Ziel eindeutig und widerspruchsfrei?!
M	essbar!	Unmissverständlich feststellen (objektiv), dass das Ziel erreicht wurde.
A	nspruchsvoll!	Das Ziel sollte herausfordernd und anspruchsvoll sein.
R	ealistisch!	Das Ziel sollte realistisch erreichbar sein.
T	erminiert!	Anfangs- und Endzeitpunkt klar festlegen.

+ Teamentwicklung bei Projekten (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning)

Teamentwicklung bei Projekten

Diese Phasen (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning) können sich dabei wiederholen oder verändern, wenn zum Beispiel ein neues Teammitglied oder neue Aufgabenstellungen sich ergeben.

Forming (Orientierung)	Storming (Konfrontation)	Norming (Stabilisierung)	Performing (produktives Arbeiten)	Adjourning (Auflösung)
Bei Projektbeginn (Forming) kennt sich das Team noch nicht und die Projektteammitglieder müssen sich erstmal orientieren. Ein höflicher und formaler Umgang herrscht untereinander.	In der Auseinandersetzungsphase (Storming) führen Unklarheiten zu Konflikten, die jetzt offener ausgesprochen werden (Meinungen, Gefühle). Die Projektteammitglieder sind jetzt offener als noch in der Forming-Phase. Der Projektverantwortliche muss nochmal klare Ziele und Vorgaben setzen.	In der Stabilisierungsphase (Norming) halten sich die Projekteammitglieder wieder an die höflichen Umgangsformen, die durch klare Spielregeln kommuniziert worden sind. Ein „Wir-Gefühl“ entsteht und neue Ideen und Gedanken werden ausgetauscht. (Kooperation).	Die Projektteammitglieder arbeiten „Jetzt“ in der Performingphase hervorragend zusammen. Der Projektverantwortliche kann sich wieder mehr auf das Projekt konzentrieren.	Mit dem Projektende wird das Team wieder aufgelöst.

Einzelne Projekt-Schritte / Phasen in einem Projekt
Projektphasen mit Beispielen und Erläuterungen

1. Zielbildung – Ideen/Problem

2. Planung

3. Durchführung

4. Projektcontrolling
Projektüberwachung

5. Abschluss / Projektübergabe

Weitere Projekthilfen
Diese Instrumente sind hilfreiche Werkzeuge vor, nach und in einem Projekt.