Hier eine schnelle Übersicht, falls Sie ein Projekt planen oder mitvorbereiten sollten. Die SMART-Formel im unteren Abschnitt, sowie die einzelnen Phasen der Teamentwicklung bei Projektbeginn und bei Projektende, kann Ihnen helfen das Team früher zusammenzuführen beziehungsweise mit möglichen Hindernissen besser umzugehen.
Inhaltsverzeichnis: Projektmanagement, Projektablauf – Beispiel
Dieser Artikel wurde 2010 erstmalig auf unserer anderen Webseite veröffentlicht.
- Einzelne Projekt-Schritte / Phasen in einem Projekt
- Claim-Management / Erfahrungen und Ergebnisse sammeln
- SMART-Formel
- Teamentwicklung bei Projekten
Einzelne Projekt-Schritte / Phasen in einem Projekt
Projektphasen mit Beispielen und Erläuterungen
Kurzgefasst ist nach DIN 69901 Projektmanagement: Aufgaben zu lösen, die den üblichen Leistungsrahmen einer Unternehmung übersteigen.
| Projektschritte | Projektmethoden dazu | Projektbeispiel als Bild |
1. Zielbildung – Ideen/Problem |
Wichtige Vorbereitungen vor dem tatsächlichen Projektbeginn:
Wer profitiert vom Projekt und wer kann auf das Projekt Einfluss nehmen?
|
 |
2. Planung |
Projektergebnisstruktur fixieren:
Der Projektstrukturplan wird genutzt für die Detailplanung, der Terminplanung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Ressourcenplanung, Budgetplanung (Kostenplan), Projektdokumentation [ Lastenheft, Pflichtenheft (Anforderungskatalog) ], Vorgangsliste, Projekthandbuch. Um den schnellen Überblick über das Projekt zu behalten, wird folgendes genutzt: vernetzter Balkenplan, Netzplantechnik (grafische Darstellung), Meilensteintrendanalyse (Überblick der geplanten Meilensteine). Planungsmethoden:
Bitte dabei nicht vor lauter Projektplänen den Überblick, den Fortschritt und das Controlling außer Acht lassen. Plan B für sofortige Gegenmaßnahmen zu Hand haben, zum Beispiel weil die Baumaschine (Bagger) nicht rechtzeitig kommt. Moderne Techniken (PC, Telefon) sinnvoll einsetzen. |
  |
3. Durchführung |
Die Auftragserklärung und gleichzeitig der Aufbau von Frühwarnsystemen! | |
4. Projektcontrolling
|
Controlling konsequent einsetzen und sofortige Gegenmaßnahmen bei Abweichungen einleiten.
|
 |
5. Abschluss / Projektübergabe |
Eventuelle Restmängel beheben. Die Projektabnahme erfolgt durch den Auftraggeber mit Abnahmeprotokoll. Projektabschlussanalyse: eventuelle Termin- Kostenabweichungen analysieren (Nachkalkulation) – Externe und interne Revision; Erfahrungen aus dem Projekt sichern und archivieren, Projektabschlussbericht und Auflösung des Projektteams. |  |
Weitere Projekthilfen
Diese Instrumente sind hilfreiche Werkzeuge vor, nach und in einem Projekt.
Claim-Management
[ Erfahrungen und Ergebnisse sammeln ]
Bei parallel durchgeführten Projekten in einem Unternehmen ist es zu empfehlen, die Erfahrungen und die Ergebnisse zentral zu sammeln, auszuwerten und weiter zu geben. So wird der Know-How-Transfer (das Wissen) eingeleitet, in der Regel führt das der Lenkungskreis durch.
Claim-Management |
Claim-Management ist ein „Nachforderungsmanagement“ [ Durchsetzung von Ansprüchen, die bei Abweichungen (Soll-Ist) entstehen ], wenn die Geschäftspartner unzufrieden sind und gehört im Projektgeschäft zum Instrumentarium. Somit werden im Projektverlauf z.B. Abweichungen die unter anderem durch Lieferschwierigkeiten, Preisschwankungen oder unvorhersehbaren Engpässen / Abweichungen entstehen – vorab festgelegt und geklärt.
|
SMART-Formel
Die SMART-Formel kann auch am Projektanfang helfen, Projektziele eindeutig zu formulieren.
| S | pezifisch! | Ist das Ziel eindeutig und widerspruchsfrei?! |
| M | essbar! | Unmissverständlich feststellen (objektiv), dass das Ziel erreicht wurde. |
| A | nspruchsvoll! | Das Ziel sollte herausfordernd und anspruchsvoll sein. |
| R | ealistisch! | Das Ziel sollte realistisch erreichbar sein. |
| T | erminiert! | Anfangs- und Endzeitpunkt klar festlegen. |
Teamentwicklung bei Projekten
[ Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning ]
Forming
|
Storming
|
Norming
|
Performing
|
| Bei Projektbeginn (Forming) kennt sich das Team noch nicht und die Projektteammitglieder müssen sich erstmal orientieren. Ein höflicher und formaler Umgang herrscht untereinander. | In der Auseinandersetzungsphase (Storming) führen Unklarheiten zu Konflikten, die jetzt offener ausgesprochen werden (Meinungen, Gefühle). Die Projektteammitglieder sind jetzt offener als noch in der Forming-Phase. Der Projektverantwortliche muss nochmal klare Ziele und Vorgaben setzen. | In der Stabilisierungsphase (Norming) halten sich die Projekteammitglieder wieder an die höflichen Umgangsformen, die durch klare Spielregeln kommuniziert worden sind. Ein „Wir-Gefühl“ entsteht und neue Ideen und Gedanken werden ausgetauscht. (Kooperation). | Die Projektteammitglieder arbeiten „Jetzt“ in der Performingphase hervorragend zusammen. Der Projektverantwortliche kann sich wieder mehr auf das Projekt konzentrieren. |
Adjourning
|
Mit dem Projektende wird das Team wieder aufgelöst. |
Diese Phasen (Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning) können sich dabei wiederholen oder verändern, wenn zum Beispiel ein neues Teammitglied oder neue Aufgabenstellungen sich ergeben.
